Estructura

El CGD es una entidad funcional que cuenta con un directivo (Jefe de Centro) y tres grupos de trabajos que tienen igual nivel jerárquico (Registro Central, Control documental y Archivo Central e Histórico). Cada grupo cuenta con un especialista principal, responsable por la actividad y cumplimiento de las tareas de su área.

El flujo documental constituye una actividad dinámica y ascendente en el organismo, de ahí deviene la relevancia que posee cada grupo gestor documental para alcanzar el éxito funcional del  mismo. La documentación ingresa al organismo a través del área de Registro Central, el cual se encarga de recepcionar y tramitar dentro del Ministerio la información.  Posteriormente transita hacia el grupo de Control Documental, el cual tiene como funciones controlar las medidas de seguridad sobre la Información Oficial Clasificada,  preparar el personal con acceso a Información Oficial Clasificada, asesorar la aplicación de la metodología para las medidas de seguridad y protección a la Información y participar en el proceso de elaboración de los planes de protección de la Información Oficial Clasificada.

Una vez recepcionada y gestionada la documentación, pasa a ser conservada en el Archivo Central e Histórico.  Esta área de trabajo esta divida en dos subgrupos: Servicios Informativos, encargado de analizar y divulgar temas de interés  de valor histórico que existen en el fondo documental del Archivo, atender a los usuarios potenciales que investigan sobre tema de las Relaciones Internacionales, actualizar el sitio Web, desarrollar las memorias anuales del MINREX, etcétera; y Gestión Documental, encargado de procesar, clasificar y organizar la documentación que es transferida desde las oficinas gestoras, efectuar estudios de fondos documentales y desarrollar  búsquedas y recuperación de la información.