Historia

Los archivos son absolutamente imprescindibles para cualquier nación, para la administración y las personas. Son testigos callados de las acciones de la sociedad y en ellos se guardan aquellos documentos que constituyen testimonios de los resultados de la actuación de la gestión del estado y de los individuos, ya sea en el ejercicio de sus funciones o los expedientes de los asuntos particulares, como legalizaciones de viviendas, títulos de propiedad, resultados docentes, etc.
Desde el surgimiento de la República, se concibió que las relaciones exteriores fueran desarrolladas por la Secretaría de Estado. La primera ley del servicio diplomático y consular se firmó el 14 de febrero de 1903 y fue modificada en diversas ocasiones buscando el perfeccionamiento de la actividad. El servicio exterior funcionaba desde 1902.
La adopción de la estructura republicana en 1902 significó la creación de determinados poderes: el ejecutivo, el legislativo y el judicial. En su cúspide figuraba el Presidente de la República, cuya documentación se conserva en el fondo Secretaría de la Presidencia del Archivo Nacional de Cuba, que atesora todo lo relativo a la actividad ejecutiva a través de la gestión de cada uno de los presidentes de la República, en lo concerniente a los grandes problemas del país.
El  Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores de Cuba (MINREX) es un archivo diplomático,  administrativo e histórico. La disposición del Decreto-Ley 265/2009, artículo 49, capítulo V exceptúa al Ministerio de Relaciones Exteriores de transferir sus fondos documentales hacia el Archivo Nacional.
El archivo del MINREX tiene sus antecedentes históricos  en el Negociado de Asuntos Generales de Secretaría de Estado, que recoge en la Ley del Poder Ejecutivo la existencia de un archivo, para tramitar la documentación de los asuntos que atendía la Secretaría de Estado (consulares, ciudadanía, inmunidades, agentes diplomáticos , protocolización de los tratados, entre otros). Después de la proclamación de la República en 1902  la documentación se transfería en legajos a la Sección Exteriores del Archivo General, hoy Archivo Nacional de la República. El mismo, atesora  la historia de la política exterior de la República de Cuba  a lo largo de ciento doce años y conserva documentos históricos valiosos sobre hechos y personalidades.
La labor archivística dedicada a las relaciones exteriores tiene 5 etapas:
1.    Secretaría de Estado y Gobernación (1899-1902).
2.    Secretaría de Estado y Justicia (1902-1908)
3.    Secretaría de Estado (1909-1940).
4.    Ministerio de Estado (1940-1959).
5.    Ministerio de Relaciones Exteriores: (1959 hasta la actualidad).
El archivo de la Secretaría de Estado
En el área de información se constituyó el funcionamiento del archivo que llevaría el registro y atesoraría los documentos emanados de la actividad en las diferentes misiones y representaciones diplomáticas de la joven república.Como resultado de esta actividad, anualmente se publicaría un boletín  oficial y el anuario del cuerpo diplomático y consular, con informaciones y datos de interés.
En la Secretaría de Estado, el Negociador de Asuntos Generales se ocupaba del arreglo y custodia de expedientes, documentos y publicaciones que debían conservarse (no refiere tiempo de permanencia),  como los textos originales de las enmiendas a la constitución, tratados y convenios internacionales, leyes,  resoluciones del Congreso, decretos y órdenes del Presidente de la República y las circulares de la entidad.
Las normas y funciones del archivo de la Secretaría de Estado se recogen en la Instrucción Nº 52 del Boletín de la Dirección de Comercio y Asuntos Consulares, con el asunto: Reglas para la organización y conservación de los archivos consulares. Además, dispone la responsabilidad sobre su custodia, el orden y su estado de conservación y como medida de conservación preventiva establece la limpieza exhaustiva  de los estantes- archiveros después de extraer su contenido.
Las secciones son obligatorias para todas las oficinas consulares, las dependencias y para el archivo central de la Secretaría de Estado. Los asuntos trámites, correspondencia  están divididas en confidencial y ordinaria, expedientes y expedición de pasaportes. Y enotra sección  se encuentran documentos referentes a la legislación y prácticas consulares, circulares con su información y propaganda, así como contratos e inventarios que se conservaran por tiempo ilimitado.Se propone la depuración de documentos según el grado de importancia.
Las primeras dependencias de la Secretaria de Estado fueron la secretaría, la subsecretaría, los negociados de cancillería, personal, bienes y cuentas, reclamaciones de nacionalidad, asuntos consulares, asuntos generales y canje internacional, información y Unión Pan-americana. Cada una de estas dependencias funcionaba con sus asuntos y materias según las leyes, decretos, resoluciones y demás disposiciones jurídicas establecidas.
En estudios realizados acerca de la historia de las instituciones administrativas en Cuba se puede constatar que el inmueble que ocupaba la Secretaría de Estado, situada en la prolongación de la calle Cárcel s/n esquina a Aguiar fue objeto de litigio por falta de pagos y esta tuvo que trasladarse al antiguo convento de Belén entre los años 1928 y 1959, dicho evento lo manifiestan los documentos referentes a la reclamación del conflicto con la señora Catalina Mercedes Rosa Candelaria Carmen Pons y Vidal, viuda del Dr Ernesto Pérez de la Riva, quien en procedimiento sumario hipotecario seguido contra el Estado Cubano, demostró que la entidad tenía una deuda ascendente a $ 50.000 pesos ya que el inmueble había sido adquirido por el Estado a un valor de $110 000 pesos.
El memorando del traslado de los archivos y otras pertenencias de la Secretaría de Estado al edificio ubicado en la calle Compostela entre Luz y Acosta resume los detalles de la mudada que comenzó el 26 de junio y concluyó el 14 de julio del año 1928.A su vez, reseña que en la mudada se utilizaron 550 cajas de madera prestadas por la Secretaría de Obras Públicas y algunas fueron utilizadas varias veces, para un total 850.Se emplearon 3000 etiquetas para señalizar el negociado, sección u otra unidad o dependencia y el total de muebles, piezas y bultos transportados se elevó a 4000.También se trasladaron paquetes de libros, maderas y otros materiales. Se utilizaron los camiones de la recogida de la basura (65 en total) para la mudanza de todas las dependencias de la Secretaría.
En el traslado del archivo, del registro general y de la biblioteca se utilizaron 7 camiones grandes con 850 cajas de documentos, libros y cerca de 7 mil piezas sueltas, se respetó el orden original de los documentos por negociados y secciones. El personal que realizó la actividad pertenecía a la Secretaría de Obras Públicas y estabandirigidos por los trabajadores de la Secretaría de Estado.
El período revolucionario del archivo del MINREX
En 1959 fue concluido el actual edificio que ocupa el MINREX, sito en la  calle 5ta entre G y H, en el Vedado.Su construcción había comenzado en 1954 por la Ley-decreto 1839.Se constituyó el Patronato de la Compañía Moderna de Construcción S.A. integrado por el poder ejecutivo y lo presidiría el Ministro de Estado (Raúl Roa formó parte este a finales de 1959), los Subsecretarios técnico y administrativo de esta institución, así como el presidente de la Academia de Historia, el Dr. Emeterio Santovenia y un catedrático de la facultad de arquitectura de la Universidad de la Habana, que fue el Arquitecto Joaquín Weiss.
Este inmueble fue ocupado por el Ministerio de Estado desde marzo de 1959 hasta el 23 de diciembre de 1959, que por disposición del reciente estado revolucionario pasó a ser el organismo que actualmente se ocupa de ejecutar la política exterior de la Revolución cubana, el Ministerio de Relaciones Exteriores.
En marzo de 1959 comenzó el suministro de muebles del nuevo edificio del Ministerio de Estado, siendo trasladadas nuevamente por el Ministerio de Obras Públicas todas sus dependencias, incluidos el archivo, la biblioteca y el registro central.
Los edificios que actualmente ocupa el MINREX  armonizan con el entorno del Vedado capitalino, por su estilo arquitectónico, sin embrago dos agentes de deterioro inciden permanentemente en el deterioro general de los inmuebles y de todo el mobiliario, uno es la posibilidad de la penetración del mar y otro la fuerte oxidación producto del salitre.
Estos daños afectaron seriamente al archivo que estaba ubicado en la planta baja del edificio de la calle H y antes en el edificio de 5ta, cuando en 1993 sufrieron la “tormenta del siglo” en la que se lastró parte del fondo documental, ocasionó la pérdida irreparable de cientos de materiales del archivo y todos los registros de información existentes hasta ese momento.
Los estudios microbiológicos realizados por especialistas del Archivo Nacional y el Instituto de Historia de Cuba demostraron que en el archivo, los documentos por el exceso de humedad y el polvo habían sido contaminados con hongos en estado activo, y en las condiciones que se encontraban podrían tener un deterioro paulatino más severo hasta perderse la información. Asimismo se sumaba que por los techos atravesaban el cableado eléctrico del edificio. Por ello, se hacía necesario un plan dirigido a detener las acciones causantes del deterioro de la documentación.
Por la importancia histórica que tiene la documentación, la máxima dirección del organismo decidió llevar adelante un trabajo dirigido al rescate del archivo que comenzó por los Tratados de la República guardados en la bóveda, en un lugar herméticamente cerrado donde se concentraban además gases  y olores a humedad altamente contaminantes.
Se concibió la necesidad de construir un nuevo edificio, en el que no estuvieran presentes los principales agentes dañinos, como el peligro de incendio por contacto con la electricidad y la posibilidad de la penetración del mar. Y se inició en octubre del 2008 la construcción de una obra que se presupuestó con un valor de más de $4 millones de pesos.Su planta baja ubicada a un metro por encima del nivel de la calle, con los depósitos de documentos de estantería compacta diseñados en las segunda y tercera plantas del edificio y con una capacidad para más de 5000 m/l de documentos, alarmas contra incendio y equipos de extinción por medio de gases, entre otras ventajas.
 En un proyecto paralelo se concibió un plan, que estuvo dirigido inicialmente al rescate de los 5080 tratados de la República y constaba de tres fases.La primera tuvo como objetivo crear las condiciones objetivas para emprender la gigantesca obra de limpieza y conservación que abarcaría a toda la documentación atesorada, se propuso la formación y capacitación del personal, compuesto fundamentalmente por jóvenes, egresados de la especialidad del gestión documental de algunos politécnicos de la capital y el curso con adiestramiento en Conservación Preventiva que fue impartido por profesoras del Archivo Nacional.
Además de la gestión de los recursos materiales, que requería una asignación financiera para emprender el trabajo. Para emprender la segunda fase del plan se adquirieron dos aspiradoras de mano, guantes desechables, máscaras protectoras, brochas para la limpieza, escobillas para limpiar el puesto de trabajo, goma de pegar (metilcelulosa), aguja e hilo para coser expedientes.
La segunda fase fue de  intervención y limpieza de los materiales que habían sido presas fáciles de la humedad, la oxidación, la acumulación de polvo y de agentes biológicos no deseados, que ponían en peligro la colección. Periódicamente se iban sacando los ejemplares, se limpiaban y se iban colocando en cajas de PH neutro, habilitadas para la conservación. Una decisión importante fue no volver a colocarlos en la bóveda, pues no tenía las condiciones para la conservación de los materiales, por su hermeticidad y la alta humedad relativa.
Se acondicionó un local climatizado anexo al archivo, provisto de equipos  deshumificadores  para recoger la  humedad del ambiente y termohidrógrafos que miden la H/R y la temperatura y que permiten controlar estos parámetros de forma permanente.
La tercera fase del plan era el procesamiento archivístico, en la que se describieron los materiales en la hoja de trabajo, se clasificaron por países y se ordenaron cronológicamente en el archivo.
Al finalizar el 2008 se hizo extensivo el proceso de limpieza a toda la documentación del archivo, iniciando por la colección de 5 415 Expedientes Históricos, que concluyó en julio del 2009, con un total de 2 millones de documentos.Seguidamente comenzó el “Proyecto de mudanza del archivo del MINREX”, que tuvo como objetivo preparar las condiciones para efectuar el traslado eficiente del archivo hacia el nuevo edificio.
Habíamos estudiado historias de mudanzas de archivos, las relatadas por Llaverías y las que contienen los documentos de nuestro fondo documental, pero todas tenían puntos débiles.Por tanto, el equipo de trabajo se dirigió a estudiar experiencias de archivos latinoamericanos como el de la cancillería de Perú y el de Argentina, los cuales reseñaron la falta de coordinación entre la empresa que realizó los traslados y los archivos, conllevando a que se desordenaran los fondos documentales.
Teniendo en cuenta las debilidades de otras instituciones se concibió un plan que tenía tres etapas:
La primera: Cambiar la concepción de legajo que tenía la documentación del fondo, para lo que se adquirieron inicialmente 8000 cajuelas de producción nacional, que tenían los requerimientos necesarios para la conservación, además del pH neutro y el color beige, apropiado para neutralizar la incidencia de la luz sobre los materiales.
A fines del 2009 ya estaban en cajuelas los legajos de los depósitos 2 y 3, fueron necesarias 1000 más para cubrir todas las necesidades. Inmediatamente después se pasó a la implementación de la segunda fase. Esta consistía en registrar e inventariar todas las cajuelas y marcarlas a fin de que no se produjeran extravíos y de paso rescatar el inventario general del fondo para satisfacer más eficientemente el servicio de información a los usuarios.
La tercera fase del proyecto requería orden y coordinación a fin de garantizar la eficiencia de la mudanza utilizando los recursos y el personal del organismo. Se adquirieron 1500 cajas de cartón que fueron reutilizadas al menos 3 veces.
El 29 de abril del 2011 se inauguró la nueva sede del archivo y el 3 de mayo iniciamos la parte más importante del proyecto.Las fuerzas de apoyo  se coordinaron  con el sindicato y la UJC, todas las direcciones enviaban diariamente 6 compañeros, la Dirección Administrativa dispuso un panel de carga y  6 carretillas de almacén y se contó con la custodia de los compañeros de la Dirección de Seguridad y Protección (DSP), por la sensibilidad de los documentos a mover en el Organismo.
Para calcular  la cantidad de cajuelas a trasladar diariamente se requería conocer la capacidad de transporte que participaría en el traslado, y las fuerzas del archivo que realizarían el ordenamiento en los depósitos, se pudieron mover 100 cajas diariamente, que constituían aproximadamente 700 cajuelas.La primera semana de trabajo fue vital pues sirvió para ajustar todos los cálculos.La segunda y la tercera fueron las más productivas, pues entre el entusiasmo y el apoyo se realizaban hasta 5 viajes diarios de 28 cajas que contenían 7 cajuelas, llegando a trasladarse hasta 1 000 cajuelas.
El acondicionamiento de la instalación del nuevo archivo contribuyó significativamente a preservar el patrimonio documental del MINREX, al eliminar en gran medida la incidencia de los principales agentes de deterioro y garantizar condiciones ambientales óptimas.
La asignación de nuevos recursos materiales y tecnológicos, conjuntamente con la preparación científico-técnica del personal del centro, permite incrementar la efectividad en la prestación de servicios, para optimizar el desempeño administrativo y contribuir al rescate de la memoria histórica de la institución.
Centro de Gestión Documental
La presencia de un flujo considerable de información documental en el MINREX exigió la creación de mecanismos encaminados a regular y controlar el Sistema de Información, componente fundamental en las tareas de Control Interno a tener en cuenta en los Organismos de la Administración Central del Estado y sus respectivas entidades. De esta manera, el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros autorizó mediante Acuerdo No 5612, de fecha 1 de febrero de 2006, la creación de la Dirección de Gestión Documental (DGD), la cual sustituiría a la Dirección de Documentación, por la necesidad de reorganizar y perfeccionar la labor de administración y control de la información documental con que cuenta el MINREX.
La DGD quedó constituida el 17 de abril del 2006, por Resolución 072 del Ministro de Relaciones Exteriores. Seguidamente, en el 2013 se aprueba la nueva estructura del organismo establecida en el Reglamento Orgánico, de fecha 4 de octubre. De esta manera, se crean formalmente las unidades mediante un acta de constitución, que en el caso de la DGD fue firmada el 1 de noviembre de 2013 y modificó su nombre a Centro de Gestión Documental (CGD).